Séance d'information sur l'appel "Les Acteurs Non Etatiques et les Autorités Locales dans le Développement République du Congo - 2011" (21/10/2011)

Séance d'information sur l'appel à propositions ANE/AL – 2011/131-947 2011 en République du Congo
Vendredi 14 octobre de 9h30 à 11h30
Institut Français du Congo; Brazzaville

 Résumé des questions avec leurs réponses

 QuestionsRéponses
 1. Quelles sont les fourchettes des subventions pour les thèmes transversaux? 1. Les thèmes transversaux, comme le dit leur définition, doivent être intégrés de manière transversale dans le thème choisi (1, 2 ou 3). Ce ne sont donc pas des thèmes à part entière.
 2. Est-ce qu'il y a un montant minimum de pourcentage de cofinancement qu'il faut demander?

Pas pour cet appel.
Il y a seulement un pourcentage maximum de cofinancement de l'UE.
Voir à la page 8 des lignes directrices.

Pour ce qui concerne la valeur absolue du cofinancement UE, le minima et maxima par thème se trouvent à la page 9 des lignes directrices. 
3. Est-ce que les organisations qui profitent déjà d'un financement de l'UE peuvent postuler? Oui.
Attention cependant au cofinancement obligatoire de l'action (p.9 des lignes directrices): 'le solde (c'est-à-dire la différence entre le coût total de l'action et le montant demandé à l'autorité contractante) doit être financé sur les ressources propres du demandeur ou des partenaires, ou par des sources autres que le budget de l'Union européenne ou le Fonds européen de développement. Ces financements peuvent provenir d'un autre bailleur ou de l'Etat'.
Ceci veut dire que si l'ANE a déjà une subvention UE, cette subvention ne peut pas représenter le cofinancement d'une autre action subventionnée par l'UE. 
 4. Est-ce que la thématique des enfants de rue est acceptable dans l'appel? Nous ne pouvons pas donner un avis favorable ou négatif sur l'éligibilité d'un thème, car ceci sera évalué par le comité lors de la procédure d'évaluation.
 5. Pourquoi les projets dans les régions de Bouenza et Likouala sont-ils exclus dans le thème 2?

La Likouala est couverte par le thème 3.

Dans la région de la Bouenza, l'Union Européenne a actuellement déjà deux projets en cours: le PCR (Projet de consolidation de la réconciliation) et le Programme "Sucre" (développement rural dans le Bouenza).
Cette région n'est donc pas ciblée par cet appel en raison de cohérence et de complémentarité de nos aides.
 6. Est-ce que, sur tout dans le cadre du thème 2, c'est possible de faire de profit avec un projet? Pour être éligibles, les ANEs doivent être des acteurs sans but lucratif (Paragraphe 2.1.1 des Lignes Directrices).
Le projet ne doit pas générer un profit pour le demandeur et ses partenaires, mais il peut en générer pour leurs membres ou des tiers (AGR)
Voir également la définition de profit dans le Guide pratique des procédures contractuelles dans le cadre des actions extérieures de l'UE auquel il est fait référence dans l'introduction du chapitre 2 des lignes directrices :
"Le profit se définit comme suit:

– Pour une subvention d’action, un excédent de l’ensemble des recettes par rapport aux coûts de l’action encourus par le bénéficiaire lors de la présentation de la demande de paiement final.
– Pour une subvention de fonctionnement, un solde excédentaire du budget de fonctionnement du bénéficiaire."

Nota bene : Aucune subvention de fonctionnement n'est éligible.
 7. Est-ce que un ANE peut proposer des projets sur les trois thèmes, c'est-à-dire elle peut postuler plusieurs fois dans le cadre de cet appel à propositions.

Non.
Merci de consulter la page 13 des lignes directrices:

Nombre de demandes et de subventions par demandeur
Un demandeur ne peut pas soumettre plus d'une demande dans le cadre du présent appel à propositions.
Un demandeur  peut être partenaire en même temps dans maximum une autre demande
Les partenaires peuvent participer à maximum deux demandes
 8. Comment est-ce qu'on peut s'enregistrer dans PADOR?L'enregistrement préalable dans PADOR pour le présent appel à propositions est obligatoire.
Pour les instructions et l'aide se référer au paragraphe 2.2 des lignes directrices, à la p.15.
Un formulaire off line est aussi disponible dans les lignes directrices.
L'enregistrement sur PADOR se fait une fois pour toute pour chaque ANE.
 9. Est-ce qu'il y aura d'autres séances d'informations surtout à l'attention des financiers /comptables?

Le but de la séance d'information n'est pas de former les gestionnaires des ANE. Cependant, il pourrait y avoir une deuxième  séance d'information ciblée aux acteurs qui ont passé la première phase de l'appel. Ils seront informés en temps voulu.

De plus (p. 17 des lignes directrices), les demandeurs peuvent envoyer leurs questions par courrier électronique, au plus tard 21 jours avant la date limite de soumission des notes succinctes de présentation, à l'adresse figurant ci-après, en indiquant 'QUESTION ANE 2011' dans le sujet du mail:

Adresse de courrier électronique: delegation-rep-of-congo@eeas.europa.eu cc: flora.bertizzolo@eeas.europa.eu et emilie.wattellier@eeas.europa.eu. 

L'administration contractante n'a pas l'obligation de fournir d'autres clarifications après cette date.
 
Il y sera répondu au plus tard 11 jours avant la date limite de soumission des notes succinctes de présentation. 

A noter aussi que des sessions de formation sont organisées pour les acteurs non étatiques congolais depuis 2 ans et elles s'adressent aussi bien au "techniciens" qu'aux "financiers".
 10. Si on est déjà enregistré dans PADOR, est-ce qu'il faut s'enregistrer encore pour chaque appel à proposition? 

Non, il faut s'enregistrer une seule fois.
Le numero PADOR/Europaid est unique et à vie.

Si une ONG a déjà un numéro PADOR il est inutile de se réinscrire. Par contre si votre projet est sélectionné pour la proposition complète il faudra mettre à jour vos documents (états financiers etc…).
 11. Bien détailler la différence entre partenaires et demandeurs. Voir p. 10 et 11 des lignes directrices.
 12. Est-ce que les partenaires doivent s'inscrire dans PADOR? Oui, tous les partenaires doivent être inscrits dans PADOR.
 13. Est-ce qu'il y a des critères en plus pour les organisations qui ont jamais profité d'un financement de l'Union Européenne?

Non, il n'y a pas de critères favorisant ou défavorisant les organisations sans expérience avec l'Union Européenne.

 Cependant, l'expérience générale du demandeur est importante et sera évaluée (voir la grille d'evaluation).
 15. Après la fin du projet, est-ce qu'on peut garder les biens qui ont été achetés grâce au soutien de l'Union Européenne? Les ANE européens ne peuvent pas garder, mais doivent transférer cela aux bénéficiaires de leur actions (ex. partenaire ou associé congolaise).
Les ANE congolaises peuvent garder les mobiliers après la fin du projet.
 16. Est-ce qu'il faut remplir tous les champs "obligatoires" dans PADOR, même si certains champs ne semble pas  concerner l'acteur, par exemple pour les Autorités Locales? Les champs obligatoires dans PADOR ont été bien réfléchis donc les ANE et les AL devraient être à mesure de remplir tout ce qui est obligatoire.
Se référer au helpdesk PADOR si problème, comme détaillé dans les lignes directrices à la p.15.
 17. Etant donné qu'il y a des minima de la fourchette de la contribution (en valeur absolue) européenne pour chaque thème, comment font les ANE qui ont besoin de moins de fonds?  Le partenariat et l'association avec les partenaires plus conséquentes peuvent être des solutions. Ainsi que les subventions en cascade. Voir les conseils sur les lignes directrices.
 18. Quelles "autorités locales" sont éligibles comme partenaire: les déconcentrées et/ou les décentralisées?

Seulement les autorités décentralisées sont éligibles comme partenaires.
Exemple: les mairies.
Pas les déconcentrés.

Comme associé, par contre, il n'y a pas cette restriction. Même les ministères ou des autorités déconcentrées peuvent être des associés.
 19. Est-ce que deux ANE européennes peuvent être partenaires d'un ANE congolais Oui.
 20. Est-ce qu'un poste en France peut-être financé par l'UE? Le projet doit se passer au Congo.
Cependant, la subvention peut financer une partie du salaire de personnes qui travaillent depuis le siège, par exemple, sur le projet au Congo.
Il est difficile qu'une personne qui travaille 100% de son temps sur le Congo soit basée à l'étranger, donc normalement seulement un pourcentage des salaires pour les personnes du siège est accepté.
Les dépenses administratives (<7%) servent aussi à cela.
21. Est-ce que les critères d'éligibilité et la 'responsabilité' pour les associées sont les mêmes que pour les demandeurs et les partenaires?Non.
Voir p. 10 et 11 des lignes directrices.
 
 22. Est-ce que le tourisme et loisir comme thème est éligible? Les trois thèmes choisis ont été présentés dans l'appel à proposition.
C'est à l'ANE de voir si une action dans ce domaine peut rentrer dans un des thèmes éligibles. 
L'éligibilité d'une action est décidée par le comité d'evaluation.