La Délégation de l'Union européenne en Algérie recherche un/une:
Secrétaire – Administration
(N° de poste 401241)

Nous sommes

L'Union européenne (UE) est le fruit d'un partenariat économique et politique entre 27 pays européens. Elle joue un rôle majeur sur la scène internationale, que ce soit par la diplomatie, les échanges commerciaux, l’aide au développement ou la coopération avec les organisations internationales. À l’étranger, elle est représentée par plus de 140 représentations diplomatiques, connues aussi sous le nom de délégations de l’UE, qui ont une fonction similaire à celle d’une ambassade.

La Délégation de l'UE à Alger est notamment responsable de la mise en œuvre de la coopération entre l'UE et l'Algérie dans le cadre de la politique européenne de voisinage (PEV), notamment de l’accord d’association, signé entre l’Algérie et l’UE en 2002, et des priorités de partenariat agréées en mars 2017.

Nous proposons

Nous proposons un poste de « Secrétaire » au sein de la Section Administration. Dans le cadre de cet emploi, la personne recrutée se verra attribuer des fonctions qui dépendront des besoins de la Délégation. Lors du recrutement, le(la) candidat(e) retenu(e) occupera un emploi spécifique en tant que Secrétaire; cette fonction peut être modifiée selon les besoins de la Délégation.

Dans le cadre de cette fonction, le(la) candidat(e) retenu(e) servira de personnel technique et d’appui pour accomplir les tâches et responsabilités suivantes sous la supervision et la responsabilité du Chef d’Administration :

Appui administratif général :

• Fournir un soutien administratif général en suivant l’agenda ;
• Contribuer à l’organisation et à la maintenance des archives de l’Administration ;
• Participer à l’organisation des réunions et des missions;
• Préparer les comptes rendus des réunions hebdomadaires de la section administrative ;
• Transcrire et préparer des notes et autres types de correspondance ordinaire ;
• Mettre à jour le trombinoscope et le welcome pack de la Délégation et fournir un appui à l’installation des nouveaux arrivants ;
• Gérer le stock des fournitures de bureau de la Délégation (inventaire, achat et distribution) ;
• Coordonner les achats divers émis par caisse ;
• Procurer un appui logistique pour la collecte et le recyclage des déchets papier et plastique ;
• Veiller à ce que tous les clés des bureaux de la Délégation aient leurs doubles ;
• En coordination avec le Chef d’Administration et l’Assistante Administrative, exécuter des activités concernant la supervision et la coordination de l’entretien des bureaux et des terrains (identification, suivi et résolution des besoins et avaries en coordination avec les staffs concernés, les entreprises de nettoyage, de maintenance et de jardinage sous contrat avec la délégation), les transports, l’hébergement, les fournitures de bureau et les services similaires.

Suivi du standard téléphonique et du courrier / Accueil :

• Assurer le bon fonctionnement du standard ;
• Mettre à jour la liste des extensions internes ;
• Réceptionner le courrier entrant et suivre le courrier sortant jusqu'à son expédition ;
• Acheminer le courrier et les parapheurs destinés au Chef de Délégation et à la section Politique et récupérer ceux destinés à la section Administration ;
• Accueillir et orienter les visiteurs de la section Administration.

Gestion des déplacements de la DUE et du planning des chauffeurs :

• Gérer le planning des chauffeurs (rotations CdD, rotations missions) et coordonner leurs déplacements sur logiciel spécifique ;
• Suivre les heures supplémentaires et les récupérations des chauffeurs en se référant au log book ;
• Superviser et former les chauffeurs quant à l’utilisation des outils de travail (applications/logiciel) ;
• S’occuper de la logistique du parc automobile (suivi des révisions périodiques, entretien des véhicules, checklists);
• Fournir un appui logistique aux autres déplacements (location de véhicules, bus).

Suivi des missions et de la billetterie :

• Appui logistique à l'organisation des missions et voyages des membres de la Délégation : point de contact avec l’agence de voyage (réservation, confirmation, suivi de la facturation des billets d’avion) ;
• Support logistique à l'organisation des missions et déplacements des chauffeurs (agenda, réservation d’hôtel, billets d’avion...).

Gestion des documents :

• Réceptionner, scanner et enregistrer dans ABAC Workflow toutes les factures de la section Administration avant de les attribuer pour validation ;
• Assurer le classement des documents administratifs dans les applications informatiques et sur le serveur de la Délégation en conformité avec les instructions et lignes directrices pertinentes ;
• Assurer le classement des archives et des documents administratifs physiquement en conformité avec les instructions internes.

Back up de la secrétaire administrative préposée aux dossiers protocolaires :

• Remplacer la secrétaire administrative préposée aux dossiers protocolaires en cas d'absence, entre autres, relations avec les autorités locales : Ministère des Affaires étrangères et
• Douanes : demandes de visa et cartes diplomatiques, cartes de soins des expatriés, franchises de TVA, régularisation des véhicules pour la DUE et les expatriés, déménagements des expatriés…

Nous offrons

Nous offrons une position concurrentielle dans un environnement international. Le groupe de travail est celui d’un Agent local de « niveau 3 ». Des avantages tels que le versement d’un 13ème mois, un régime de pension complémentaire et une assurance médicale pour les employés et leur famille sont offerts sous certaines conditions.

L'horaire de travail standard prévoit une semaine de 37,5 heures du dimanche au jeudi, avec possibilité d'horaire flexible. Le lieu de travail est la Section Administration, Délégation de l'Union européenne, située au Boulevard du 11 décembre 1960, El-Biar, Alger.

Critères de sélection

Exigences minimales :

• Etre médicalement apte à exercer les fonctions requises ;
• Jouir des droits civiques et posséder les permis de travail conformément à la législation locale ;
• Posséder un niveau d'enseignement secondaire, sanctionné par un diplôme de fin d’études (baccalauréat ou équivalent) ;
• Posséder un minimum de 2 ans d’expérience professionnelle générale pertinente (secrétariat) ;
• Posséder une bonne connaissance de la langue française (écrite et orale) ;
• Posséder une connaissance satisfaisante de l’arabe et de l'anglais ;
• Connaissance des outils informatiques et bureautiques tels que MS Office (ou similaires).

Les points suivants seront considérés comme un atout :

• Posséder un niveau d'enseignement supérieur d'une durée minimale de deux ans (BAC +2)
• Avoir une expérience professionnelle au sein d’une mission diplomatique ou une organisation internationale.

Compétences :

• Capacité à communiquer de manière claire (comprendre et se faire comprendre) ;
• Attention aux détails et précisions ;
• Capacité d’apprentissage et de développement personnel, par exemple par le biais d’échanges au sein de l’équipe ; consultation continue des lignes directrices sur les procédures et l’utilisation des applications informatiques ; formations et mises à jour ;
• Capacité d’établir un ordre de priorité parmi plusieurs tâches et d’organiser le travail de façon flexible, autonome et efficace, en livrant des résultats bien structurés ;
• Capacité de rester efficace même en situation de stress ;
• Capacité d’intégrer le travail d’équipe ; sociabilité ; confidentialité et discrétion.

Comment soumettre votre candidature

Veuillez adresser votre candidature et les pièces justificatives avant le 13 août 2023 (aucune candidature ne sera considérée au-delà de ce délai) par courriel à l'adresse suivante :

DELEGATION-ALGERIA-RECRUITMENT-ADMIN@eeas.europa.eu

L'objet doit contenir la mention « Candidature pour le poste 401241 : Secrétaire – Administration »

La candidature doit contenir une lettre de motivation et un CV détaillé au format Europass (obligatoire).

Seuls les fichiers format MS Word ou PDF sont acceptés.

La Délégation ne fournira pas d’informations supplémentaires et ne discutera pas de la procédure de sélection par téléphone. Toute question concernant cette procédure doit être adressée par écrit à :

DELEGATION-ALGERIA-RECRUITMENT-ADMIN@eeas.europa.eu

La procédure

Après l’expiration du délai de dépôt des candidatures, celles-ci seront examinées par un comité de sélection mis en place à cet effet. Le comité de sélection établira une liste restreinte de candidats jugés les plus aptes à occuper le poste, sur la base d’une appréciation préliminaire des renseignements fournis dans les lettres de candidatures et les pièces justificatives. Les candidats présélectionnés seront invités à la phase d'évaluation, qui peut comprendre un test écrit si nécessaire et un entretien, le comité de sélection évaluera l’aptitude des candidats à occuper le poste.

Les candidats n’ayant pas été retenus sur la liste restreinte ne seront pas contactés individuellement; toutefois, la Délégation utilisera les mêmes moyens de publication que pour le présent avis de vacance pour informer les autres candidats que la procédure de recrutement a été menée à son terme et qu'un candidat a été (ou non pas été) recruté.

Date limite pour le dépôt des candidatures: le 13 août 2023