POSTE VACANT

Publication interne et externe

LA DELEGATION DE L'UNION EUROPEENNE RECHERCHE UNE PERSONNE QUALIFIEE

POUR UN POSTE DE SECRETAIRE (H/F) DANS SA SECTION POLITIQUE, PRESSE & INFORMATION

Profil

Secrétaire (H/F) – Section Politique, Presse et Information (PPI) – Agent Local Groupe III – Poste permanent.

Objet

Exécution de tâches de secrétariat et de communication sous la supervision du/de la Chef de Section.

Description des tâches et responsabilités

En qualité de Secrétaire à la Délégation de l'Union européenne à Bujumbura, il/elle se chargera notamment des tâches suivantes:

• Rédaction, traitement et classement/archivage des courriers entrants et sortants.
• Gestion des signataires entrants et sortants.
• Mise à jour des listes de contacts de la section (cf. rôle de coordination de la section pour plusieurs thématiques).
• Networking et échange d’informations auprès des missions diplomatiques, organisations internationales, autorités locales, organisations de la société civiles, médias, etc.
• Gestion de l'agenda du Chef de Section et organisation de réunions virtuelles ou présentielles (préparation des salles de réunions, réservation du chauffeur, etc.).
• Rédaction des minutes de réunions et suivi approprié.
• Appui à la préparation, organisation logistique et suivi administratif lors de réunions, réceptions et événements divers.
• Support du Gestionnaire Presse et Information pour les procédures d'appels d'offres PPI et le suivi du budget PPI.
• Rédaction et suivi des Notes Verbales diverses.
• Gestion et mise à jour des documents électroniques de la section sur le répertoire commun.
• Traduction de documents du Kirundi vers le Français.
• Suppléance de l’Assistante du Chef de Délégation et de la Secrétaire de l’Administration.
• Toutes autres tâches administratives selon les besoins de la section et/ou de la Délégation.

Diplômes et expériences exigés

Le (la) candidat(e) doit avoir:

• Un diplôme du niveau d'études secondaires/humanités au minimum.
• Une expérience d'au moins trois (3) ans en tant que secrétaire et/ou assistant(e) en communication et/ou assistant(e) en administration et/ou logistique.
• Une expérience dans des entreprises/organisations internationales et/ou un milieu multiculturel.
• Un diplôme universitaire dans les domaines de la gestion administrative et/ou la bureautique et/ou la communication et/ou les sciences politiques serait un atout.

Connaissances

1. Linguistiques

Excellente connaissance du français lu, écrit et parlé. La connaissance de l'anglais et d’une langue locale est requise.

2. Informatiques

Le (la) candidat(e) devra avoir une très bonne connaissance des outils bureautiques de base de Microsoft Office.

Compétences

• Excellent niveau d'organisation et de gestion des priorités.
• Respect des principes d'éthique professionnelle, en particulier au regard de la confidentialité.
• Sens élevé des responsabilités.
• Faisant preuve d'autonomie tout en ayant un bon esprit d'équipe.
• Capacité d'initiative et de flexibilité.

Comment postuler

Les dossiers de candidature doivent comprendre:

• Une lettre de motivation manuscrite en français;
• Un curriculum vitae au format européen "europass" dont le modèle se trouve à l'adresse suivante: https://europa.eu/europass/fr/create-your-europass-cv – Attention: d'autres modèles de CV ne seront pas acceptés!  
• Les copies des documents justificatifs relatifs aux diplômes d'études, formations et expériences professionnelles – Attention: en cas de recrutement, les documents originaux devront être présentés sous peine d'exclusion.

La date limite pour déposer votre candidature est le: lundi 17 janvier 2022 à 16h00.

Les candidatures, obligatoirement sous pli fermé, doivent être déposées directement à la Délégation de l'Union européenne. Attention: les envois par courrier électronique ne seront pas considérés.

Veuillez indiquer sur l'enveloppe:

Candidature au poste de Secrétaire, Section PPI

DELEGATION DE L'UNION EUROPEENNE

A l'attention du Chef d'Administration

Place de l'Indépendance,

Bâtiment Old East, 3ème étage.

Les heures d'ouverture de la Délégation sont: du lundi au jeudi de 8h00 à 17h00 et le vendredi de 8h00 à 13h00

Procédure

Les candidats retenus sur base du dossier soumis seront invités à passer un examen écrit et informatique et, en cas de succès, à avoir un entretien oral. Le/la candidat/e sélectionné/e sera recruté/e sous condition d'une visite médicale confirmant son aptitude à travailler. Une liste de réserve sera établie, le cas échéant.

Après une période d'essai, le contrat de travail sera pour une durée indéterminée (poste permanent). Le niveau salarial dépend du nombre d'années d'expérience dans les domaines exigés. Pour information, le salaire mensuel de base pour un Agent Local du groupe III ayant trois années d'expérience est de BIF 1 969 460. Des avantages tels qu'un régime de pension complémentaire et une assurance médicale pour les employés et leur famille sont applicables sous certaines conditions. La Délégation de l'Union européenne est un employeur international promouvant l’inclusivité et est un environnement non-fumeur à l'intérieur de ses bâtiments.

Les candidats qui n'auraient pas été contactés avant le 30 avril 2022 doivent considérer qu'il n'y a pas de suivi positif à leur candidature. La Délégation ne fournira pas d'informations supplémentaires par téléphone. Toute question concernant cette procédure devra être adressée par écrit à l'adresse mentionnée ci-avant.