La Délégation de l'Union européenne en Côte d'Ivoire recherche un(e) Officier du Protocole

Nous sommes

L'Union européenne (UE) est un partenariat économique et politique entre 27 pays européens. Il joue un rôle important dans les affaires internationales par le biais de la diplomatie, du commerce, de l'aide au développement et de la collaboration avec les organisations mondiales. À l'étranger, l'UE est représentée par plus de 140 représentations diplomatiques, également appelées Délégations de l'UE, qui ont une fonction similaire à celle d'une ambassade. 

La Délégation de l'UE auprès de la Côte d’Ivoire travaille en étroite coordination avec les ambassades et consulats des 27 États membres de l'UE. Nous sommes une mission diplomatique à part entière et nous représentons l’Union européenne dans ses relations avec le gouvernement de Côte d’Ivoire dans des domaines qui relèvent de la compétence de l’UE.

Dans le cadre de son poste

La personne recrutée se verra attribuer des tâches en fonction des besoins de la délégation et de l’évolution de ces besoins. Le candidat retenu exercera ses fonctions sous la supervision et la responsabilité du/de la chef(fe) d’Administration en apportant son soutien, son expertise et son assistance dans le secrétariat et l’assistance administrative.

Les principales tâches suivantes sont actuellement requises :

1. Gestion des relations protocolaires avec les autorités nationales

• Assurer la liaison quotidienne avec le Ministère des Affaires étrangères et les autres administrations compétentes pour toutes les questions protocolaires et administratives ;

• Assurer le suivi des dossiers administratifs nécessitant l'intervention ou l'approbation des autorités ivoiriennes ;

• Conseiller le personnel et la section administrative sur les procédures protocolaires applicables ;

• Maintenir des relations de travail efficaces avec les interlocuteurs institutionnels concernés.

2. Gestion des exonérations fiscales et douanières

• Préparer, introduire et assurer le suivi des demandes d'exonération de TVA au bénéfice de la Délégation et des agents éligibles ;

• Assurer le suivi des dossiers auprès des ministères, administrations fiscales et autres organismes concernés ;

• Vérifier la conformité des dossiers et des pièces justificatives avant leur transmission ;

• Tenir à jour les registres et tableaux de suivi des demandes en cours.

3. Visas, cartes diplomatiques et formalités de séjour

• Préparer et suivre les demandes de visas, de renouvellement de visas et toutes autres formalités d'immigration concernant le personnel expatrié et les membres de leur famille ;

• Assurer l'obtention, le renouvellement et le suivi des cartes diplomatiques ou tout autre document officiel requis ;

• Veiller au respect des échéances et informer les agents concernés des démarches à entreprendre.

4. Gestion des véhicules diplomatiques et personnels

• Assurer les formalités liées à l'achat, à la vente, à l'importation, à l'exportation et à l'immatriculation des véhicules de la Délégation et du personnel expatrié ;

• Préparer et suivre les dossiers relatifs aux plaques diplomatiques, changements de propriétaire, radiations et transferts ;

• Assurer la liaison avec les autorités compétentes pour toutes les procédures administratives liées aux véhicules bénéficiant du régime diplomatique.

5. Déménagements et dédouanements

• Assurer le suivi administratif et protocolaire des opérations de dédouanement des effets personnels et mobiliers du personnel expatrié lors des arrivées et départs ;

• Coordonner les démarches avec les transitaires, les services douaniers et les autorités compétentes ;

• Veiller à l'application correcte des privilèges et exonérations prévus pour le personnel concerné.

6. Correspondance officielle et notes verbales

• Rédiger, préparer et assurer le suivi des notes verbales à caractère administratif adressées aux autorités nationales ;

• Préparer toute autre correspondance officielle liée aux questions protocolaires ou administratives ;

• Assurer l'enregistrement, le classement et l'archivage des documents protocolaires.

7. Gestion des badges d'accès aéroportuaire

• Préparer et suivre les demandes, renouvellements et restitutions des badges d'accès aux zones aéroportuaires ;

• Assurer la liaison avec les autorités aéroportuaires compétentes ;

• Maintenir un registre actualisé des badges délivrés et de leurs échéances.

8. Gestion administrative et suivi des dossiers

• Mettre en place et tenir à jour des outils de suivi permettant de contrôler l'état d'avancement des différentes procédures ;

• Assurer la gestion et l'archivage des dossiers relevant de son domaine de responsabilité ;

• Préparer des rapports, statistiques ou notes d'information à la demande de la hiérarchie ;

• Contribuer à l'amélioration continue des procédures administratives de la Délégation.

9. Remplacement et soutien au secrétariat administratif

• Assurer le remplacement de l'assistant(e) du Chef d'administration pendant ses absences ;

• Assister la section administrative dans l'organisation des réunions, la gestion des agendas, des correspondances et des visiteurs ;

• Apporter un soutien administratif général en fonction des besoins du service.

10. Autres responsabilités

• Exécuter toute autre tâche administrative ou protocolaire confiée par le Chef d'administration ou la hiérarchie ;

• Respecter les règles de confidentialité, de discrétion professionnelle et d'intégrité applicables au sein de la Délégation ;

• Contribuer au bon fonctionnement de la section administrative et à la qualité du service fourni aux membres du personnel ;

Exigences minimales/critères d’éligibilité (nécessaires pour que la demande soit prise en considération)

• Minimum de diplôme baccalauréat français (ou équivalent) ;

• Minimum de 5 années d'expérience dans des fonctions administratives, acquise après le diplôme ;

• Excellent connaissance (C2) du français;

• Droit de résider et de travailler en Côte d’Ivoire ;

Critères de sélection 

1. Autonomie, initiative et résolution de problèmes

Capacité à gérer de manière autonome plusieurs dossiers simultanément, à anticiper les besoins du service et à prendre les initiatives nécessaires pour faire avancer les procédures. Aptitude à identifier les obstacles, proposer des solutions pragmatiques et assurer un suivi proactif jusqu'à la finalisation des dossiers.

2. Organisation et gestion des priorités

Excellente capacité à planifier, coordonner et suivre un grand nombre de procédures administratives dans le respect des délais. Capacité à définir les priorités et à maintenir un suivi rigoureux des actions en cours.

3. Connaissance des procédures administratives et protocolaires

Bonne connaissance des procédures protocolaires, douanières, fiscales et administratives applicables aux missions diplomatiques. Capacité à interpréter les réglementations et à conseiller les utilisateurs sur les démarches à entreprendre.

4. Communication et relations interpersonnelles

Excellentes aptitudes relationnelles permettant d'interagir efficacement avec les autorités nationales, les prestataires et les membres du personnel. Capacité à représenter la Délégation avec professionnalisme et diplomatie.

5. Capacités rédactionnelles

Excellente maîtrise du français écrit et capacité à rédiger des notes verbales, courriers administratifs et autres documents officiels de manière claire, précise et conforme aux usages diplomatiques.

6. Sens du service, discrétion et intégrité

Forte orientation vers le service aux utilisateurs, avec un souci constant de qualité et d'efficacité. Respect strict de la confidentialité, sens des responsabilités et comportement irréprochable.

7. Compétences transversales

Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint et visioconférence), très bonne maîtrise du français, capacité à travailler en équipe et dans un environnement multiculturel, sens de l’organisation, flexibilité et capacité à travailler sous pression.

8. Adaptabilité et travail en équipe

Capacité à s'adapter rapidement à des priorités changeantes et à travailler efficacement avec différents interlocuteurs. Aptitude à assurer la continuité du service et à remplacer ponctuellement l'assistant(e) du Chef d'administration.

Comment postuler

Le demandeur doit présenter sa demande en envoyant

• une lettre de motivation, signée 
• un curriculum vitæ (comprenant, au minimum, les intitulés exacts des emplois, les noms des employeurs et les descriptions détaillées des tâches) à l’aide de l’un des modèles Europass disponibles à l’adresse suivante : https://europass.europa.eu/en. Un curriculum vitae qui n’est pas basé sur le modèle Europass est un motif de rejet de la demande. 

tous les documents à l’adresse électronique suivante :

eeasjobs-083@eeas.europa.eu 

Et mentionner dans l’objet du courriel:

« Réf: 518692 – Secrétaire Section Administration «

au plus tard le 15/07/2026 à 16 h00 (UTC+0). 

Attention : Le demandeur doit vérifier qu'il remplit toutes les conditions. Pour faciliter la vérification, le demandeur doit marquer tous les carrés r relatifs à chaque document ou condition de demande. L'absence d'une de ces conditions ou documents est un motif de rejet de la demande

Le processus

Après la date limite de dépôt des candidatures, les candidatures éligibles seront admises à la sélection par le comité mis en place à cet effet. 

En fonction du nombre de candidatures reçues, les phases successives de sélection peuvent inclure la présélection des candidats sur la base de l’évaluation des informations fournies dans la lettre de motivation et le CV, tests pratiques et entretiens. Les 6 meilleurs candidats seront invités à l’entretien final.

Seuls les candidats admis à chaque phase de sélection successive seront contactés individuellement. La délégation ne fournira pas d'informations supplémentaires et ne discutera pas de la procédure de sélection. Au cours de la procédure de sélection, veuillez ne pas contacter les membres du comité de sélection, mais adresser vos questions et commentaires à l’administration de la délégation.

Le candidat retenu fera l’objet d’une vérification médicale et vérification des antécédents.

ÉGALITÉ DES CHANCES : 

L'Union européenne est attachée à une politique d'égalité des chances pour tous ses employés et candidats à l'emploi. En tant qu’employeur, l’UE s’est engagée à promouvoir l’égalité entre les hommes et les femmes, à prévenir la discrimination quel qu’en soit le motif et à garantir une approche de tolérance zéro à l’égard de toute forme de harcèlement. Il accueille activement les candidatures de tous les candidats qualifiés de divers horizons. Nous visons un service véritablement représentatif de la société, où chaque membre du personnel se sent respecté, est capable de donner le meilleur de lui-même et peut développer son plein potentiel.

En cas de présélection, les candidats en situation d’invalidité sont invités à prendre contact avec la Délégation (delegation-cote-d’ivoire@eeas.europa.eu) afin de répondre à leurs besoins particuliers et de fournir une assistance pour garantir l’égalité des chances avec les autres candidats. 

Si un candidat en situation d’invalidité est sélectionné et recruté, le SEAE s’engage à prendre les mesures appropriées pour répondre à ses besoins particuliers sur le lieu de travail ou dans les conditions de travail, conformément à l’article 4 de la décision ADMIN(2025)13 du directeur général de la gestion des ressources du Service européen pour l’action extérieure relative à la mise à disposition d’aménagements raisonnables pour le personnel local en situation d’invalidité travaillant dans les Délégations de l’Union.

AVIS DE PROTECTION DES DONNÉES :

https://www.eeas.europa.eu/eeas/eeas-privacy-statement-data-protection-notice-purpose-processing-personal-data-related-recruitment_en