CONTRATS DE FAIBLE ET MOYENNE VALEUR

1. Introduction

 L’Union européenne (ci-après le « pouvoir adjudicateur »), représenté par l’Ambassadeur de l'Union européenne en République Centrafricaine ou son représentant dûment autorisé.

 Le présent cahier des charges et l’offre soumise par l’adjudicataire du marché seront annexés au contrat et lieront, par conséquent, les parties contractantes pendant l’exécution du contrat.

 Par ailleurs, sauf disposition contraire stipulée dans le cahier des charges, les instructions telles que stipulées dans le document intitulé «Instructions applicables aux procédures négociées pour les contrats de valeur (très) faible et moyenne», disponible à l’adresse web s’appliquent au présent marché.

 2. Objet du marché

L'objectif général de ce contrat est d'améliorer la communication et la visibilité sur les actions de l'Union européenne en République Centrafricaine tant dans ses initiatives de diplomatie publique, diplomatie culturelle que dans les activités de coopération, en soulignant l'impact positif du partenariat UE-RCA. 

Le soumissionnaire doit disposer d’une capacité technique, financière et professionnelle afin de mettre en place pendant une année les moyens humains et matériels nécessaires pour assurer les services suivants, énoncés de manière non exhaustive:

• Appuyer la Délégation de l’UE dans la conception de tous types de supports de communication depuis l’identité visuelle jusqu’à l’impression du produit fini ;
• Appuyer la Délégation de l’UE dans l’organisation d’événements logistiquement encadrés (choix des lieux, scénographie, sonorisation, traiteur, suivi des prestataires, relations presse, etc.) ;
• Accompagner les choix de programmation de la Délégation de l’UE par des orientations et du conseil stratégique ;
• Soutenir la délégation de l'UE pour à communiquer efficacement sur les avantages du partenariat l'UE-RCA, afin de souligner l'impact positif de l'aide au développement fournie par l'UE ;
• Appuyer la Délégation de l’UE dans le développement des campagnes de communication autour de ses priorités stratégiques ;
• Appuyer la Délégation dans la gestion et le suivi des prestations délivrées par des tiers en assurant leur organisation et leur coordination, ainsi que le paiement des frais/cachets/honoraires, etc… liés à ces prestations.

 Spécificité du marché pour l’année 2025

Durant l’année En 2025, les activités de communication vont principalement s’inscrire dans le cadre de la campagne « Notre voix, notre futur: Agir avec les jeunes pour transformer le monde ». 

Dans ce contexte, la Délégation de l’Union européenne va intensifier ses efforts dans le domaine de communication afin de positionner l’UE comme allié de la jeunesse, en mettant l’accent sur la mise à disposition des plateformes d’expression des jeunes et l’organisation d’actions et d’événements.

Elles seront spécifiées en fonction des thématiques d’une année à l’autre.

Le lieu d’exécution est principalement Bangui, mais dans le un cadre d’actions spécifiques et ponctuelles, d’autres localités de la République Centrafricaine pourraient être ciblées, en particulier notamment celles qui accueillent des programmes et projets soutenus par l’UE.

3. Offre Conjointe

Les dispositions sont précisées dans le document intitulé « Instructions applicables aux procédures négociées pour les contrats de valeur (très) faible et moyenne » tel que mentionné au point 1 ci-dessus.

4. Sous-traitance 

Les soumissionnaires doivent indiquer les tâches qu’ils ont l’intention de sous-traiter et sont tenus de nommer tous les sous-traitants qui exécuteront plus de 25 % du marché. 

Les sous-traitants qui exécuteront plus de 25 % du marché doivent satisfaire aux mêmes critères d’exclusion que ceux applicables aux soumissionnaires. 

5. Éligibilité des opérateurs économique

5.1 Accès aux marchés publics

En plus des dispositions du point 4.1 du document intitulé « Instructions applicables aux procédures négociées pour les contrats de valeur (très) faible et moyenne », le présent appel d'offres est exceptionnellement ouvert, aux mêmes conditions, à toutes les personnes morales et physiques installées en République Centrafricaine et dans les pays d’Afrique francophone disposant de relais, filiales, bureaux installés en République Centrafricaine.

5.2 Non-exclusion et sélection des opérateurs économiques

Les soumissionnaires fournissent la déclaration des critères d’exclusion et de sélection jointe au présent cahier des charges dûment remplie, datée et signée par le représentant légalement autorisé.

Dans le cas d’offres conjointes, la déclaration des critères d’exclusion et de sélection est fournie par chaque membre du groupement et par une entité dont le candidat fait valoir la capacité et par tous les sous-traitants identifiés qui exécuteront plus de 25 % du marché.

Tous les soumissionnaires fournissent avec leur offre les documents mentionnés en tant que pièces justificatives des critères d’exclusion et de sélection dans la déclaration sur l’honneur et dans le « Bordereau de soumission » joint au présent cahier des charges.

Les soumissionnaires doivent respecter les critères de sélection mentionnés ci-dessous. 

5.2.1 Critères de la capacité légale et réglementaire

a) Autorisation de fournir les services sur le lieu d’exécution du contrat

Niveau minimal de capacité requis:

Le soumissionnaire est autorisé à fournir les services faisant l’objet du présent contrat sur le lieu d’exécution de ce contrat. Les certificats en question doivent être valides à la date limite de dépôt des offres. 

Pièce(s) justificative(s)/Preuve(s) demandée(s):

1. Preuve de l’inscription au registre professionnel ou au registre du commerce approprié, sauf s’il s’agit d’une organisation internationale.
2. Un numéro d’Identification Fiscale (NIF) ou document équivalent délivré par les services des impôts.

5.2.2 Critères de la capacité économique et financière 

Les soumissionnaires doivent prouver leur capacité financière et économique à exécuter ce contrat en répondant aux critères suivants:

a) Chiffre d’affaires

Niveau minimal de capacité requis:

1. Le bordereau de soumission, section 4 – Pièces justificatives relatives aux critères de sélection.
2. Le chiffre d’affaires annuel moyen pour les deux derniers exercices financiers clos (2023-2024) doit être ≥ 25 millions de FCFA. 

Le taux de change utilisé pour convertir le chiffre d’affaires en [EUR/monnaie] sera le taux de change de décembre de l’année de l’état financier, tel que publié à l’adresse http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro_fr.cfm

Pièce(s) justificative(s)/Preuve(s) demandée(s):

Bilan comptable ou états financiers pour l’année 2023 et 2024

5.2.3 Critères de la capacité technique et professionnelle

Les soumissionnaires doivent prouver leur capacité technique et professionnelle à exécuter ce contrat en répondant aux critères suivants:

1. Précédents contrats

Niveau(x) minimal (minimaux) de capacité requis:

1. Au moins trois contrats dans les domaines liés à l’exécution de prestations similaires (appui à la communication et organisation logistique d’événements) indiqués au point 2 au cours des deux dernières années civiles (2023-2024).
2. La valeur totale au cours de ces deux dernières années civiles des contrats susmentionnés doit être au moins égale à 25 000 000 de Francs CFA

Pièce(s) justificative(s)/Preuve(s) demandée(s) :

1. Le bordereau de soumission, section 4 Pièces justificatives relatives aux critères de sélection.
2. Pour respecter les niveaux minimaux de capacité mentionnés ci-dessus, le soumissionnaire doit fournir, pour chaque marché figurant dans le point 5.2.3. a) 1, une lettre de recommandation du client ou une attestation de bonne exécution en précisant si les services ont été exécutés de manière professionnelle et dans le respect des conditions contractuelles ainsi que le montant du marché concerné.

Les contrats sans lettre de référence ne doivent pas être inclus dans la liste des contrats, car ils ne seront pas acceptés. Les lettres de référence fournies pour des contrats qui ne figurent pas dans la liste ne seront pas non plus acceptées.

b) Effectifs

Niveau(x) minimal (minimaux) de capacité requis:

Le soumissionnaire doit actuellement employer au moins 6 personnes dans les domaines associés aux prestations de services telles que décrites au point 2 à la date limite de soumission des offres.

Pièce(s) justificative(s)/Preuve(s) demandée(s):

Une déclaration du soumissionnaire dûment signée par son représentant légal. 

Un document officiel identifiant le personnel employé par l’agence ou compagnie de presse.

c) Personnel du soumissionnaire

Niveau(x) minimal (minimaux) de capacité requis:

Interlocuteurs principaux

Le profil d’au moins trois membres du personnel du soumissionnaire (le/la Responsable de l’agence de communication, son/sa principale collaborateur sur le suivi opérationnel des actions, le Chef d’Equipe) qui exécuteront les services tels que précisés au point 2.

Le(la) responsable de l’agence de communication assurera la liaison avec le pouvoir adjudicateur en tant que point de contact unique dans la gestion du présent contrat-cadre et pour toutes les communications y relatives. 

Il(elle) recevra et suivra jusqu’à leur issue complète, toutes les demandes du pouvoir adjudicateur.

Les membres du personnel du soumissionnaire doivent chacun justifier d’une expérience professionnelle d’au moins trois ans dans leurs domaines d’activités respectifs, au sein d’une agence de communication.

Pièces justificatives/Preuves demandées : CV de trois membres du personnel du soumissionnaire et de statuts différents.

6. Évaluation des offres selon les critères d’attribution 

Les offres techniquement conformes sont évaluées en vue d’attribuer le marché à l’offre présentant le meilleur rapport qualité-prix. À cette fin, l’offre sera évaluée d’un point de vue technique et d’un point de vue financier. 

6.1 Conformité technique

La conformité technique sera évaluée sur la base du « Tableau de conformité aux documents du marché » (voir le « Bordereau de soumission »). Les soumissionnaires doivent renvoyer le tableau dûment daté et signé.

6.2 Offre technique 

Les offres techniquement conformes seront évaluées en vue d’attribuer le marché à l’offre présentant le meilleur rapport qualité-prix. En d’autres termes, le contrat est attribué à l’offre qui satisfait aux critères d’attribution décrits dans le « Bordereau de soumission », 

Après la phase de négociation, le cas échéant, toute offre n’atteignant pas le seuil de qualité minimal de 50 % pour chaque critère et le total de 70 % pour l’ensemble des critères sera éliminée.

6.3 Offre financière

Les prix de l’offre doivent être indiqués:

• en francs CFA d’Afrique centrale
• hors taxes, droits de douane et autres charges, c’est-à-dire également hors TVA, l’Union européenne étant exonérée de ces charges conformément à l’accord de siège, à la convention de Vienne et à l'attestation d'exonération locale n° 002051 du 19 février 2018.
• en utilisant le bordereau de prix unitaires (annexe A) et les tableaux des scénarios de prix en annexe (annexe B).
• tout compris. Cela signifie que, sauf mention contraire dans le présent cahier des charges, les prix soumissionnés comprennent tous les coûts supportés par les soumissionnaires pour l’exécution complète du marché;

Toute modification apportée au(x) tableau(x) annexé(s) au présent cahier des charges entraînera le rejet de l’offre.

6.4 Calcul de la note totale 

L’offre sélectionnée sera l’offre qui présente le meilleur rapport qualité/prix des offres techniques conformes, c’est-à-dire l’offre obtenant la meilleure note totale Pi calculée en pondérant 70 % pour la qualité et 30 % pour le prix:

Pi = Ti * 0,70 + Fi * 0,30

Ti = (note de qualité technique de l’offre considérée / note de l’offre de la qualité technique la plus élevée) * 100

Fi = (prix le plus bas pour le scénario / prix du scénario de l’offre considérée) * 100

Le montant total de l’offre retenue sera pris en compte pour la fixation du plafond maximal du contrat-cadre. En outre, le pouvoir adjudicateur peut ajouter une marge de sécurité de 10 % et une estimation de l’indexation future des prix, le cas échéant. 

7. Contenu de l’offre

Le soumissionnaire complète entièrement et signe le « Bordereau de soumission » annexé au présent cahier des charges et présente tous les documents qui y sont demandés.

Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de décider s’il demande ou non d’éventuels documents manquants non fournis par les soumissionnaires. 

8. Annexes

Annexe I: Spécifications techniques

Annexe II: Formulaire de soumission

• Rubrique 1: Présentation du soumissionnaire
• Rubrique 2: Formulaire « Entité légale » et signalétique financier
• Rubrique 3: Déclaration sur l’honneur relative aux critères d’exclusion et de sélection
• Rubrique 4: Pièces justificatives relatives aux critères de sélection
• Rubrique 5: Offre technique – Tableau de conformité aux documents de marché
• Rubrique 6: Offre technique – description de l’offre soumise
• Rubrique 7: Offre technique – critères d’attribution relatifs à la qualité
• Rubrique 8: Offre financière
• Rubrique 9 : Procuration, lettre d’engagement du sous-traitant désigné

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