Poste à pourvoir - Assistant (e) administratif (ve) et financier (ère)
Le bureau d'ECHO en Haïti cherche à recruter sous contrat local et basé à Port au Prince, un(e) assistant(e) administratif/tive et financier/cière
Exigences minimales:
Formation : Diplôme universitaire pertinent de premier niveau ou une expérience professionnelle équivalente.
Connaissances et Expérience:
Un minimum de 5 ans d’expérience pertinente au niveau national ou international dans le domaine de l’administration y compris une expérience dans la passation de marchés, ressources humaines et finance.
Une expérience préalable dans une Organisation Non Gouvernementale ou Internationale constitue un atout.
Bonnes compétences de communication;
Connaissance des principes comptables.
Excellentes compétences rédactionnelles.
Bonnes compétences de communication.
Capable de travailler sous pression sur un poste multitâche.
Capacité à travailler dans un environnement multiculturel.
Expérience dans l’utilisation d’outils informatiques et de logiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc.).Une expérience logistique sera un atout.
Langues: maîtrise du français (parlé et écrit) et excellente connaissance de l’anglais
Résumé du poste: Le/La titulaire du poste planifie et exécute toutes les fonctions administratives et financières nécessaires du bureau. L’employé(e) devra mener à bien des travaux en finance, comptabilité et administration, contribuer à la gestion des ressources financières et humaines en situation de crise, et assurer d’autres fonctions apparentées.
Travaillant au sein du bureau de Port au Prince, l’Assistant(e) Administratif(ve) Financier(ère) (Groupe III), sous la supervision du/de la Chef(fe) de Bureau (CdB), accomplira les tâches suivantes :
- Préparer le budget annuel et ses amendements. Enregistrer et actualiser les budgets dans le système;
- Créer les transactions financières dans l'outil financier en assurant l'ordre chronologique des dates de réception des factures et reçus;
- Préparer des décaissements bancaires et des dépenses courantes. Veiller à ce que les destinataires accusent réception des paiements et à ce que les reçus soient correctement remis à la DG ECHO;
- Assurer que les ordres de paiements/revenus et toutes les pièces justificatives requises soient proprement classés;
- Passer en revue les projets de rapports financiers mensuels avant clôture pour assurer une cohérence et la précision des opérations financières. Préparer les transactions d’ajustement nécessaires. Exécuter les rapprochements bancaires et les inventaires de caisse et soumettre les données avant clôture au Coordinateur Administratif pour validation;
- Exécuter les clôtures financières mensuelles et préparer des rapports ainsi que les annexes selon les procédures en vigueur;
- Vérifier les demandes de remboursement des frais médicaux pour les personnels nationaux et en effectuer le paiement;
- Gérer les archives des enregistrements et rapports financiers ;
- Maintenir les dossiers du personnel national, assurer le suivi des amendements de contrats de travail et de leur résiliation;
- Préparer les paiements mensuels des salaires des personnels avec toute la documentation nécessaire;
- Suivre le tableau de planning du personnel (tableau de planification des congés annuels, de maladie, des absences injustifiées, formation) et préparer un rapport mensuel.
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Ce poste est ouvert aux ressortissant(e)s et résident(e)s de Haïti en possession d’un permis de travail et d’un titre de séjour valides. Le contrat est initialement pour un an avec possibilité de renouvellement sous réserve d’une période probatoire de 3 mois. La DG ECHO applique une politique d’égalité des chances. Notre politique de recrutement est basée sur le respect de la diversité, le maintien de la parité homme-femme, ainsi que de l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée, mais aussi le soutien à la formation et l’offre d’opportunités de développement. Les membres du personnel respectent le Code de conduite publié à l’adresse suivante : https://civil-protection-humanitarian-aid.ec.europa.eu/who/about-echo/field-network_fr Les contrats seront régis par la législation du travail haïtienne.
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INFORMATIONS PRATIQUES
Comment postuler? Les candidats intéressés devront envoyer:
- Lettre de motivation (maximum 1 page) exposant la motivation et l’aptitude pour le poste;
- Curriculum vitae détaillé en anglais, modèle de CV Europass uniquement, disponible à l’adresse suivante: http://www.europass.cedefop.europa.eu;
- Certificats académiques et d’emploi
- Nom, poste et numéro/coordonnées (téléphone, courriel) de trois références, l’une d’entre elles étant celle du dernier employeur.
- Copie du permis de travail et de séjour valide pour vivre et travailler en Haïti (pour les candidats non haïtiens).
À l’adresse e-mail LAC.HR@echofield.eu avec en objet "ECHO-VACANCY AFA PAP". Les candidatures doivent être reçues au plus tard le 06 /08 / 2023.
Tout traitement de vos données à caractère personnel sera effectué conformément à la législation de l’UE applicable (règlement (UE) 2018/1725 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2018 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions, organes et organismes de l’Union et à la libre circulation de ces données. La déclaration de confidentialité peut être consultée sur le site web de la DG ECHO https://ec.europa.eu/echo/files/about/jobs/field/privacy_statement_recruitment_ns_final_version_fr.pdf
Seuls les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s. AUCUNE INFORMATION NE SERA DONNÉE PAR TÉLÉPHONE. Toute forme de démarchage, de sollicitation ou d’influence sera traitée comme une disqualification