Avis de recrutement au poste de secrétaire

L'Union européenne (UE) est le fruit d'un partenariat économique et politique entre 27 pays européens. Elle joue un rôle majeur sur la scène internationale, que ce soit par la diplomatie, les échanges commerciaux, l’aide au développement ou la coopération avec les organisations internationales. À l’étranger, elle est représentée par plus de 140 représentations diplomatiques, connues aussi sous le nom de Délégations de l’UE, qui ont une fonction similaire à celle d’une ambassade. 

La Délégation de l’UE au Maroc est l'une de ces 140 délégations et elle a pour objectif principal d'œuvrer à la mise en œuvre du partenariat entre l'UE et le Maroc. Son mandat comprend notamment la promotion des relations entre le Maroc et l'UE, à tous les niveaux (politique, économique, commercial, culturel, etc.); le suivi de la mise en œuvre de l'accord d'association entre l'UE et le Maroc; la mise en œuvre de la Politique Européenne de Voisinage, y compris dans sa dimension de coopération technique et financière. La Délégation a aussi la responsabilité d’informer le public sur la réalité de l'UE et de son action au Maroc, au bénéfice de la population marocaine.

Nous offrons un poste d’agent local de groupe de fonction III dans un environnement multiculturel et international.

Sous la supervision directe et la responsabilité du Chef de la Section Finances, Contrats et Audits, il/elle assurera un soutien logistique et opérationnel en tant que Secrétaire,et sera principalement chargé.e d’assurer le traitement des archives papier et électronique des documents contractuels dans le respect des normes et directives applicables.

Au sein du service contrats et finances, il/elle assurera l'ensemble des activités fonctionnelles de la structure archivistique. Il/elle traitera les archives physiques et électroniques (logiciel spécifique à utiliser). Il/elle mettra à la disposition des utilisateurs potentiels les documents et dossiers satisfaisant leurs besoins d'information, dans le respect de la préservation des archives. 

La personne sélectionnée assurera également un support aux tâches du secrétariat de la section finances, contrats et audit.

Le/a candidat(e) retenu(e) sera basé(é) à Rabat. Le contrat (contrat de type "agent local" - Groupe III) sera conclu à durée indéterminée.

Nous offrons une position concurrentielle dans un environnement international. Des avantages, tels qu'un régime de pension complémentaire et une assurance médicale sont proposés aux salariés et à leur famille sous certaines conditions.

Le ou la candidat(e) retenue sera recruté(e) à l’échelon 1 de son groupe de fonction. Conformément à la grille salariale en vigueur, la rémunération brute de base, (payable en 13 mensualités) pour un agent local classé en Groupe III/échelon 1, s’élève à 20.001,00 MAD  (vingt mille un dirhams) avant impôts et autres déductions, selon la réglementation en vigueur au Maroc.

L’échelon sera par la suite révisé en fonction des années d’expérience professionnelle justifiées, reconnues comme pertinentes pour les tâches spécifiques du poste. 

Les horaires de travail standards s’étendent de 8h30 à 17h15 du lundi au jeudi, avec une pause déjeuner d’une demi-heure, et de 8h30 à 13h00 le vendredi, sans pause. Cependant, les horaires réels sont souvent atypiques ou décalés. 

Les critères de sélection 

 Critères de base : 

1. être médicalement apte à exercer les fonctions requises ; 

2. jouir des droits civiques et posséder les permis de travail conformément à la législation locale ; 

3. posséder une excellente connaissance (C2) de la langue française et de l’arabe (lu, parlé et écrit), et très bonne connaissance (B2) de l’anglais : lu, parlé et écrit

Exigences du poste :

Liste indicative des Tâches :

• Planification, élaboration et amélioration de programmes de gestion des archives en relation avec sa hiérarchie selon les règles applicables pour la gestion des archives de la DG MENA ;

• Suivi des instructions et procédures concernant l’archivage des documents contractuels et financiers ;

• Contribution à l’établissement de normes et de procédures liées à l’archivage des documents contractuels et financiers papiers et électroniques ;

• Développement des outils d’archive comme le plan de classification, calendrier de conservation, outils de repérage, etc. ;

• Conseil et formation aux personnel de la section contrats et finances et des sections en charge de la gestion opérationnelle dans le domaine de la gestion des documents et des archives (papier et électronique) ;

• Amélioration de l’utilisation par les end users des applications informatiques destinées aux archives de la coopération ;

• Répercussion de l'information nécessaire à la mémoire et au fonctionnement de l’Institution et organisation de la collecte de cette information ;

• Élaboration des tableaux de gestion d'archives en fonction de la réglementation en vigueur ;

• Optimisation des conditions de stockage et de conservation des documents et organisation des espaces en conséquence (archives physiques) ;

• Traitement et organisation des flux de documents et d'information, en tenant compte du fonctionnement de la structure et des procédures de décision en vigueur ;

• Mise à jour des banques de données, inventaires, répertoires, archivage électronique, gestion électronique de documents ; 

• Effectuer des travaux de recherches sur demande ; 

• Veiller à l’accès rapide et sécurisé aux documents ;

• Gestion des documents des archives, en tenant compte des contraintes légales et des durées d'utilité administrative; destruction des documents, après le délai légal de conservation, sélection et organisation du renvoi des documents destinés aux archives historiques.

Aptitudes personnelles :

Aptitudes à la communication

Capacité de communiquer clairement. Capacité de traiter l’information écrite et orale. Bons contacts avec des interlocuteurs. Excellente qualité de rédaction.

Aptitudes intellectuelles

Ouverture d’esprit ; notion sur les valeurs de l’UE.

Aptitudes à la gestion du personnel 

Non exigé.

Aptitudes autres 

Rigueur, attitude professionnelle, capacité d’intervenir avec rapidité et précision, habilité de définir les priorités, qualités d’organisation, bonne maîtrise des outils de la bureautique.

Qualités personnelles

Capacité à travailler de manière autonome, discrétion, sens de l’initiative, dynamique et très structurée capacité de gérer le stress, curiosité intellectuelle, goût et esprit pour travailler dans une petite équipe et de s’adapter à un volume de travail important, flexibilité et disponibilité sur les horaires, esprit ouvert et critique.

Comment postuler ?

Les candidat(e)s intéressé(e)s sont invité(e)s à adresser leur candidature, accompagnée des pièces justificatives requises, uniquement par courriel à l’adresse suivante : 

DELEGATION-MOROCCO-RECRUTEMENT@eeas.europa.eu.

Le dossier de candidature doit obligatoirement et uniquement comprendre :

• une lettre de motivation ; 

• un curriculum vitæ (comprenant, au minimum, les intitulés exacts des emplois, les noms des employeurs et les descriptions détaillées des tâches) à l’aide de l’un des modèles Europass disponibles à l’adresse suivante:

  https://europass.europa.eu/fr

Veuillez impérativement indiquer dans l’objet du message : – Prénom NOM – Secrétaire- AL III. 

Les dossiers incomplets ou non conformes aux exigences ne seront pas pris en considération. 

La procédure

Après l’expiration du délai de dépôt des candidatures, celles-ci seront examinées par un comité de sélection mis en place à cet effet. Le comité de sélection établira une liste restreinte de candidat(e)s jugé(e)s les plus aptes à occuper le poste, sur la base d’une appréciation préliminaire des renseignements fournis dans le dossier de candidature. 

Les candidat(e)s présélectionné(e)s seront ensuite invité(e)s à une phase d’évaluation qui peut comprendre un test écrit, et d’un entretien en présentiel.

Après l'évaluation de toutes les candidatures, les candidat(e)s non retenu(e)s ne seront pas contacté(e)s individuellement ; toutefois, une fois la procédure de recrutement terminée, la Délégation communiquera la clôture de la procédure sur sa page Internet.

Egalité des opportunités 

L'UE est attachée à une politique d'égalité des chances pour tous ses employés et candidats à l'emploi. En tant qu'employeur, l'UE s'est engagée à promouvoir l'égalité entre les femmes et les hommes et à prévenir toute discrimination, quel qu'en soit le motif. Elle accueille activement les candidatures de tous les candidats qualifiés d'horizons divers. Nous visons un service véritablement représentatif de la société, où chaque membre du personnel se sent respecté, est capable de donner le meilleur de lui-même et de développer son plein potentiel.

La date limite de candidature est :  le vendredi 29/05/2026 à 18h00 (heure locale de Rabat).

[1] Ce montant est fourni à titre indicatif, non contractuel.