La Délégation de l’Union européenne en République du Tchad recherche:

Un/une Assistant(e) Administratif(ve)

(Réf :UE/TCD/2022/ADM/02)

Nous sommes

L'Union européenne (UE) est le fruit d'un partenariat économique et politique entre 27 pays européens. Elle joue un rôle majeur sur la scène internationale, que ce soit par la diplomatie, les échanges commerciaux, l’aide au développement ou la coopération avec les organisations internationales. À l’étranger, elle est représentée par plus de 140 représentations diplomatiques, connues aussi sous le nom de délégations de l’UE, qui ont une fonction similaire à celle d’une ambassade.

Le rôle de la Délégation de l’UE en République du Tchad découle directement du mandat du Chef de Délégation et de la définition des objectifs pluriannuels de la coopération extérieure de l'Union européenne. Elle entend notamment :

• Assurer la représentation de l'Union européenne auprès de la République du Tchad, des Ambassades et Organismes internationaux accrédités, du secteur privé et de la société civile ;
• Assurer dans ce cadre le suivi des relations bilatérales dans les domaines des relations politiques, économiques, commerciales et de coopération ;
• Promouvoir et défendre les valeurs et intérêts de l'Union européenne ;
• Assurer le suivi et promouvoir la participation de la République du Tchad au processus d’intégration régionale dans les domaines politique, économique, commercial et de coopération ;
• Assurer la gestion des programmes et projets déconcentrés dans le cadre de la réforme de la gestion de l'aide extérieure en cours ;
• Être associée aux interventions de la Banque européenne d'investissement, et la représenter le cas échéant ;
• Promouvoir des actions de presse et d’information en relation avec ce qui précède.

Nous proposons

Nous proposons un poste d’Assistant(e) Administratif(ve). Dans le cadre de cet emploi, la personne recrutée se verra attribuer des fonctions qui dépendront des besoins de la délégation. Lors du recrutement, le/la candidat(e) retenu(e) occupera un emploi spécifique en tant qu’Assistant(e) Administratif(ve) (groupe 2); cette fonction peut être modifiée selon les besoins de la Délégation.

Dans le cadre de cette fonction, la personne recrutée, sous la supervision et la responsabilité du Chef d’Administration servira de personnel technique et d’appui à la gestion administrative et logistique de la Délégation, pour les tâches et responsabilités suivantes :

1. Supervision de la gestion des achats,

• Participation active aux études de marchés et à l’indentification de fournisseurs.
• Participation active à l’élaboration des termes de référence des dossiers d’appel d’offres (services, fournitures, travaux, etc.) en fonction de la règlementation européenne en matière de passation de marchés publics.
• Participation active à l’analyse /évaluation des offres reçues dans le cadre des consultations de marché.
• Participe à l’élaboration de documents et rapports concernant les tâches susmentionnées (notes techniques, rapports de suivi, etc.).
• Participation active à la rédaction des contrats de services et/ou bon de commande pour les fournitures et/ou de travaux.
• Vérification de l'éligibilité de factures, en conformité aux services/travaux commandés.

2. Supervision de la gestion des infrastructures

• Prospection du marché immobilier, établissement et suivi des contrats de bail, selon les besoins.
• Coordination, organisation et suivi des travaux nécessaires au bon fonctionnement des bâtiments (bureaux, Résidence et logements).
• Organisation, suivi et vérification du respect des calendriers d'entretien, ainsi que de la qualité du travail des prestataires intervenant.
• Participation à la mise en place et au maintien des mesures et des équipements d’hygiène et de sécurité dans les bâtiments.

3. Supervision de la gestion du parc véhicule

• Maintien d’un système de gestion administrative et financière du parc automobile.
• Maintien d’un système de maintenance préventif/curatif.

4. Supervision de la gestion des équipements/inventaires

• Maintien d’un système de gestion des stocks de consommables.
• Maintien d’un système d’inventaire de tous les biens d’équipement et de leur déclassement.

5. Supervision de la réception et du service protocole

• Maintien d’un service de réception et d’accueil des visiteurs à la Délégation.
• Maintien d’un service de traitement des besoins protocolaires de la Délégation (demandes de visa, formalités d’importation douanières,).

Il s’agira d’un poste d’agent local (groupe 2). L’échelon de recrutement sera fonction des années d’expériences professionnelles.

Nous offrons une position concurrentielle dans un environnement international. Des avantages tels qu’un régime de pension complémentaire et une assurance médicale pour les employés et leur famille sont offerts sous certaines conditions.

Critères de sélection

Exigences minimales:

1. Un niveau d’enseignement supérieur d’au moins quatre ans (bac+4), sanctionné par un diplôme, dans les domaines suivants: gestion/administration, finance ou comptabilité, logistique et gestion des bâtiments ou ingénierie ;
2. Justifier une expérience professionnelle minimale de cinq ans dans l’exécution des tâches susmentionnées ;
3. Être médicalement apte à exercer les fonctions requises;
4. Jouir des droits civiques et résider légalement au Tchad et/ou posséder les permis de travail conformément à la législation locale;
5. Posséder une maitrise parfaite du français écrit et parlé (C2) ;
6. Savoir communiquer en arabe local.
7. Maitrise de l’outil informatique ;

Les points suivants seront considérés comme un atout:

1. Expérience dans la supervision d’équipe ;
2. Expérience dans l’organisation d’appel d’offre ;
3. Capacité de communiquer en anglais et dans d’autres langues de travail d’organismes internationaux ;
4. Avoir une expérience avec les organisations similaires à la Délégation UE du Tchad (entité diplomatique, Organisation internationale, environnement multiculturel) ;

Comment soumettre votre candidature

Veuillez adresser votre candidature et les pièces justificatives par courrier électronique à la boite fonctionnelle suivante  DELEGATION-CHAD-RECRUITMENT@eeas.europa.eu , à l’attention du Chef d’Administration.

Mentionnez en Objet : UE/TCD/2022/ADM/02/Assistant Administratif + votre NOM

La candidature doit contenir :

• Une lettre de motivation,
• un CV détaillé (Il est recommandé d’utiliser le CV en format Europass, disponible sur le lien suivant : https://europa.eu/europass/fr
• Une copie scannée de pièce d’identité. 
• Une copie scannée des diplômes et des certificats de travails
• Une liste avec les noms et coordonnées d’au moins 2 personnes de référence.

Les applications incomplètes ne seront pas prises en considération.

La Délégation ne fournira pas d’informations supplémentaires et ne discutera pas de la procédure de sélection par téléphone. Toute question concernant cette procédure doit être adressée par écrit à l’adresse DELEGATION-CHAD-RECRUITMENT@eeas.europa.eu

La procédure

Après l’expiration du délai de dépôt des candidatures, celles-ci seront examinées par un comité de sélection mis en place à cet effet. Le comité de sélection établira une liste restreinte de candidats jugés les plus aptes à occuper le poste, sur la base d’une appréciation préliminaire des renseignements fournis dans les lettres de candidatures et les pièces justificatives. Les candidats présélectionnés seront invités à la phase d'évaluation, qui comprendra un test écrit pour les candidats présélectionnés, puis un entretien oral pour les lauréats du test écrit.

 Le/la candidat(e) retenu(e) devra présenter dans le mois, les documents suivants:

-           Un extrait d’acte de naissance ou une copie de carte d’identité certifiée

-           Un extrait de casier judiciaire de moins de 3 mois.

-           Une copie certifiée des diplômes et certificats de travail.

Les candidats n’ayant pas été retenus sur la liste restreinte ne seront pas contactés individuellement;

Date limite pour le dépôt des candidatures: 02 Décembre 2022 (15:00)