Un(e) RÉCEPTIONNISTE secretaire (H/F) rattaché(e) à la section Administration de la Délégation de l’Union européenne en République Islamique de Mauritanie – Agent local

Nous sommes

L'Union européenne (UE) est le fruit d'un partenariat économique et politique entre 27 pays européens. Elle joue un rôle majeur sur la scène internationale, que ce soit par la diplomatie, les échanges commerciaux, l’aide au développement ou la coopération avec les organisations internationales. À l’étranger, elle est représentée par plus de 140 représentations diplomatiques, connues aussi sous le nom de délégations de l’UE, qui ont une fonction similaire à celle d’une ambassade. Les quatre lignes d’action de la mission de la Délégation de l'Union européenne en Mauritanie sont de représenter l'Union européenne en promouvant et défendant ses valeurs et intérêts ; appuyer la stabilité, la sécurité et un développement durable et inclusif de la Mauritanie afin de contribuer à l'amélioration des conditions de vie de sa population ; promouvoir les relations politiques, économiques et culturelles entre l'UE et la Mauritanie et d’assurer la cohérence et l'efficacité de l'action extérieure de l'UE en coordination étroite avec les États membres.

Nous proposons

Nous proposons un poste d’agent local de groupe 4 pour la fonction de Secrétaire Réceptionniste. Lors du recrutement, le candidat retenu occupe un emploi spécifique en tant que « Secrétaire Réceptionniste » rattaché à l'Administration de la Délégation. Ces fonctions peuvent être modifiées selon les besoins de la Délégation. Les candidats retenus assureront les fonctions et responsabilités suivantes sous la supervision du Chef de Section.

Fonctions générales et responsabilités

• Gestion des visiteurs

- Accueillir, informer et orienter les visiteurs.

- Assurer le protocole de sécurité avec l’identification appropriée des visiteurs.

• Gestion de la centrale téléphonique

- Prise en charge des appels téléphoniques entrants et sortants, moyennant l’usage d’un terminal téléphonique avancé.

- Fournir des informations de base et transférer les appelants vers les services concernés.

- Suivi des pannes et défauts éventuels de la Centrale Téléphonique, en liaison avec les services adéquats.

- Analyse des consommations et préparation du remboursement de communications privées.

• Gestion du courrier entrant

- Réceptionner, ouvrir et enregistrer le courrier entrant dans les bases de données appropriées.

- Veiller à ce que la boîte postale de la Délégation soit relevée à la fréquence appropriée.

- Autres tâches administratives comme requis.

• Gestion des transports

- Attribution des tâches aux chauffeurs, sous l’orientation générale du Chef d’Administration, en particulier en maintenant à jour la base de données DRIVERS.

- Opération du réseau radio de contact avec les chauffeurs.

• Appui de secrétariat

- Tâches génériques de secrétariat, en particulier la suppléance du secrétariat de la section.

• Budget et finances

- Gestion des bons d’achat ou de commande de la Délégation, assurant le suivi des délais de livraison.

- Réceptionner, ouvrir et enregistrer les factures dans le système comptable informatisé approprié (ABAC).

Conditions d'emploi

Le contrat sera d'une durée indéterminée après une période d'essai. Le poste d'agent local de groupe 4 offre une rémunération en référence à la grille salariale établie par le Service européen pour l'action extérieure (SEAE). Le salaire est en fonction de l'expérience professionnelle directement pertinente aux tâches de l'agent local et sera calculé selon cette expérience reconnue pour le/la candidat(e) retenu(e). Le nombre d'heures de travail par semaine est de 37.5.

Nous offrons une position concurrentielle dans un environnement international. Des avantages tels qu'un régime de pension complémentaire et une assurance médicale pour les employés et leur famille sont offerts sous certaines conditions.

Critères de sélection - exigences minimales

1) Critères généraux

• Aptitude à exercer ses fonctions.
• Bénéficie de ses droits civiques ainsi que du droit de l'emploi sous la loi locale.

2) Formation

• Diplôme de l'Enseignement Secondaire mais un diplôme d’étude universitaire va être un avantage pour le candidat et aussi pour une carrière au sein de la Délégation. Une expérience dans l’archivage va être un atout. 

• Expérience: Une expérience professionnelle d’au moins 5 ans dans le domaine de Secrétariat/Réceptionniste/Archivage (3 ans s’il y a un Diplôme d’études universitaires). De l'expérience dans des organisations internationales, ambassades, grandes sociétés privées ou similaires constitue un atout.

• Connaissances:

- Linguistiques: Très bonne connaissance du français écrit, lu et parlé. La connaissance de l’anglais et/ou de l’arabe littéraire ou d’autres langues locales constitue un atout.

- Informatiques: Bonne connaissance de Microsoft Office (Word et Excel).

• Compétences et qualités personnelles:

- Sens du travail en équipe mais aussi capacité à travailler de façon autonome et proactive.

- Sens des responsabilités.

- Très bon niveau d’organisation et de gestion des priorités.

- Capacité à communiquer de façon claire et concise.

- Sens de la discrétion et de la confidentialité.

- Flexibilité.

- Capacité à travailler dans un environnement multiculturel.

Comment soumettre votre candidature

Les dossiers de candidature doivent comprendre

• Une lettre de motivation en français signée. 
• Un Curriculum Vitae dont le modèle se trouve à l'adresse suivante: https://eeas.europa.eu/sites/eeas/files/al_modele_cv_type.doc 
• Les copies des documents justificatifs relatifs aux diplômes d'études, formations et expérience professionnelle. NB : en cas de recrutement, les documents originaux devront être présentés sous peine d'exclusion.

La date limite de réception des candidatures est fixée au 15.01.2022 à 17h00.

Les candidatures, obligatoirement sous pli fermé, doivent être déposées directement à la Délégation de l'Union européenne.

Pour les envois ou dépôts veuillez indiquer sur l'enveloppe.

2022/AL4/ADM – Candidature au poste de Réceptionniste

DELEGATION DE l'UNION EUROPEENNE

A l'attention du Chef d'Administration

5, rue 42-163 – Tevragh Zeina

B.P. 213 – Nouakchott – Mauritanie

* Les heures d'ouverture de la Délégation sont: du lundi au jeudi de 8h30 à 17h45 et le vendredi de 8h30 à 13h00.

Les candidatures peuvent être aussi envoyées par courrier électronique à l’adresse d’email delegation-mauritania-hoa@eeas.europa.eu

Procédure

Les candidats retenus sur base des documents soumis seront invités à passer des examens écrits, en cas de succès, à avoir un entretien oral. Le candidat final sera recruté sous condition d'une visite médicale confirmant son aptitude à travailler. Une liste de réserve sera établie.

Après une période d'essai, le contrat de travail sera pour une durée indéterminée (poste permanent). Le niveau salarial dépend du nombre d'années d'expérience dans le domaine exigé. A titre indicatif, le salaire mensuel pour un Agent Local du groupe de travail 4 step 5 avec cinq ans d'expérience (minimum exigé) est de 23647 MRU. Des avantages tels qu'un régime de pension complémentaire et une assurance médicale pour les employés et leur famille sont offerts sous certaines conditions. La Délégation de l'Union européenne est un employeur international promouvant l'égalité des chances et est un environnement non-fumeur à l'intérieur de ses bâtiments.

Les candidats qui n'auraient pas été contactés avant le 25.01.2022 doivent considérer qu'il n'y a pas de suivi positif à leur candidature. Les dossiers de candidature soumis ne seront pas rendus. La Délégation ne fournira pas d'information supplémentaire par téléphone. Toute question concernant cette procédure devra être adressée par écrit à l'adresse mentionnée ci-avant.