Avis de recrutement d'un(e) assitant(e) de projets

Avis de recrutement - Assistant(e) de projets

Expérience : 2-5 ans

Contexte

Expertise France est l’agence publique française de coopération technique internationale. Elle conçoit et met en œuvre des projets qui renforcent durablement les politiques publiques dans les pays en développement et émergents. Gouvernance, sécurité, climat, santé, éducation… Elle intervient sur des domaines clés du développement durable et contribue aux côtés de ses partenaires à la concrétisation de l’Agenda 2030.

Le projet d’appui technique à la mise en œuvre d’une gestion publique plus efficace et transparente dans le cadre de la LOF au Maroc, financé par l’Union Européenne et mis en œuvre par Expertise France a pour objectif principal d’accroître l’efficacité, l’efficience et la qualité de l’action publique par la mise en œuvre d’une gestion publique plus performante et transparente.

Les principales activités envisagées consisteront, entre autres, en une assistance technique pour la mise en œuvre effective de l’ensemble des piliers de la LOF, l’amélioration de la mobilisation des ressources publiques, l’accompagnement du Ministère de l’Economie et des Finances en lien avec le chantier de réforme de l’administration.

Missions

Au sein du bureau projet basé à Rabat, sous la supervision de la cheffe de projet, et en lien avec l’équipe projet basée à Paris, l’assistant.e vient en appui sur la gestion administrative et logistique du projet. Il/Elle pourra, par ailleurs, contribuer à certaines tâches relatives à la communication ou à de la traduction/interprétation.

1. Gestion administrative :

• Assure le travail de bureau et la gestion associée comprenant la correspondance ;
• Suis l’agenda de la cheffe de projet et prend les rendez-vous nécessaires, à la demande de la cheffe de projet, avec les acteurs impliqués dans le projet ;
• Appuie la rédaction et mise en page de documents produits par le projet (termes de référence, rapports, publications diverses...) ;
• Rédige les compte-rendus de réunions en cas de besoin ;
• En lien avec le Responsable administratif et financier (RAF) du projet, assure ou appuie la préparation et le suivi des contrats (experts, prestataires...) ;
• Collecte, classe et archive les pièces administratives (devis, factures, contrats de mise en œuvre,...) en version papier et en version électronique ;
• Assure le suivi du planning du projet en lien avec la cheffe de projet.

2. Gestion et pilotage :

• Collecte, vérifie la conformité et archive des pièces justificatives et comptables du projet;
• Suit le lancement et l’exécution des marchés dans le cadre du contrat en collaboration avec la cheffe de projet, le chargé de projet et le Responsable administratif et financier ;
• Elabore et met à jour régulièrement des tableaux de pilotage du projet ;
• Assure le suivi statistique de certaines activités du projet ;
• Appuie la préparation des audits annuels et finaux des projets.

3. Gestion logistique :

• En coordination avec la cheffe de projet et l’équipe projet basée à Paris, assure ou appuie l’organisation logistique du départ et retour des experts référents, des missions court terme et/ou d’événements spécifiques (comités de pilotage, séminaires, missions siège, etc.) : déplacements (réservations d’hôtels au Maroc), préparation des dossiers des participants, gestion des relations prestataires (hôtel, repas, services de traduction…) ;
• Contribue à l’élaboration des programmes des missions court-terme : sessions de formation, conférences, missions, visites d’études, ateliers, réunions avec les partenaires marocains… ;
• Assure l’organisation logistique des évènements du projet : séminaires, ateliers, forum, formations, study tours à l’étranger et gère les relations avec les prestataires dans le cadre de l’organisation de ces évènements.

4. Autres activités

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• Assure une traduction et une interprétation arabe-français en tant que de besoin ;
• Contribue à l’élaboration et à l’animation du dispositif de communication institutionnelle rattaché au projet ;
• Rédige la revue de presse mensuelle du projet et la newsletter semestrielle ;
• Anime les comptes réseaux sociaux du projet ;
• Met à jour les informations sur la plateforme du projet.

Compétences techniques

• Formation supérieure Bac +2/3 en gestion administrative et financière, et/ou management et communication ;
• Deux ans d’expérience en matière de gestion administrative et financière et/ou management et communication ;
• Excellente maîtrise des outils bureautiques, notamment Word et Excel ;
• Connaissance des procédures de gestion de l’Union Européenne ;
• Bilingue français/arabe ;
• Maîtrise de l’anglais est un atout.

Compétences transverses

• Bonnes capacités rédactionnelles ;
• Capable de s’organiser dans un environnement complexe et de travailler sur un grand nombre de dossiers simultanément ;
• Etre proactif et faire preuve d’initiatives ;
• Avoir de bonnes capacités relationnelles (nombreux contacts en interne et en externe) ;
• Ethique professionnelle, respect de la confidentialité et de la réserve nécessaires à l’exercice de la fonction ;
• Discrétion et rigueur professionnelles.

Contraintes particulières liées à l’exercice de la fonction

• Disponibilité pour des déplacements réguliers (5 à 6 déplacements par an dans les 12 régions du Royaume pour accompagner les experts et équipes de la Direction du budget pour assurer le suivi logistique du plan de formation).

La date limite de dépôt des candidatures fixée au 7 mars 2022

La personne à contacter : Virginie  Dupont  (vinidupont@yahoo.fr)