AVIS DE POSTE VACANT : SECRETAIRE LOGISTIQUE (H/F) AGENT LOCAL GROUPE III Réf. 157244
La Délégation de l’Union Européenne au Sénégal recherche un/e secrétaire logistique.
Nous sommes
L’Union européenne (UE) est une union politique et économique de 27 pays européens, représentée à l’étranger par un réseau de Délégations assurant sa présence diplomatique.
La Délégation de l’UE auprès de la République du Sénégal est une mission diplomatique à part entière. Elle assure la coordination avec les ambassades des 27 États membres et représente l’UE auprès du gouvernement sénégalais dans ses domaines de compétences (coopération, commerce et droits humains).
Au sein de la Délégation de l’UE à Dakar, la Direction générale des Partenariats internationaux (INTPA) pilote les partenariats de l’UE afin de promouvoir des relations durables et mutuellement bénéfiques, au service d’un monde plus équitable, résilient et prospère. Dans ce cadre, l’unité des Partenariats régionaux en Afrique de l’Ouest 2, basée à Dakar, contribuera à la mise en œuvre de la stratégie Global Gateway dans les pays suivants : le Sénégal, la Gambie, la République de Guinée, la Guinée-Bissau, le Cap-Vert et la Mauritanie. L’unité comptera environ quarante personnes, réparties en quatre équipes.
La stratégie d’investissement Global Gateway mobilise 300 milliards d’euros à l’échelle mondiale pour des infrastructures intelligentes, propres et sûres, notamment dans les domaines du numérique, de l’énergie, des transports, de la santé et de l’éducation. Elle s’appuie sur l’approche Équipe Europe, qui réunit l’UE, ses États membres et ses partenaires financiers autour d’initiatives à fort impact transformateur.
Nous proposons
Un contrat d’agent local (groupe de fonctions III) à durée indéterminée, pour le poste de secrétaire logistique.
A ce poste et sous l'autorité de la Cheffe de l'Administration, le/la Secrétaire doit assurer le soutien administratif et organisationnel de la Délégation. Il/elle doit contribuer au bon fonctionnement de la section en assurant la gestion des activités de secrétariat, la coordination administrative et le suivi de dossiers liés aux moyens généraux et à la logistique. Il/elle veille à la bonne circulation de l'information, au respect des procédures administratives et assure le suivi des actions nécessaires au fonctionnement quotidien de la Délégation.
PRINCIPALES MISSIONS ET RESPONSABILITÉS REQUISES
SECRETARIAT
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Assurer le soutien administratif de la section Administration et contribuer au bon fonctionnement quotidien de la Délégation.
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Organiser les réunions, préparer les dossiers, rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des actions décidées.
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Préparer, mettre en forme et assurer le suivi de la correspondance, des notes administratives et autres documents.
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Participer à l’organisation des missions en provenance du Siège (réservations, déplacements, hébergement, aspects administratifs).
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Assurer le classement physique et électronique des dossiers.
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Participer à l'amélioration des procédures administratives et assurer la coordination avec les autres sections.
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Assurer ponctuellement l'intérim de la réception et du standard téléphonique durant les absences de l’agent concerné.
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Assurer, en cas de besoin, l'enregistrement du courrier entrant de la section Administration.
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Contribuer à la continuité du service en apportant un appui aux autres membres de la section selon les nécessités du service.
APPUI ADMINISTRATIF : APPUI ADMINISTRATIF ET LOGISTIQUE
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Apporter un appui administratif et logistique dans la gestion des biens matériels de la Délégation (véhicules, mobilier, matériel de bureau, équipements domestiques et informatiques, etc.).
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Assurer le suivi administratif de la flotte automobile : assistance à l’élaboration des bons de commandes pour les entretiens/assurances/réparations, classement des documents.
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Assistance à l'élaboration des bons de commande, suivi administratif des achats ainsi que le contrôle quantitatif et qualitatif des fournitures réceptionnées.
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Assurer un appui administratif et logistique lors des arrivées et départs des membres du personnel expatrié.
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Participer à l'organisation d'événements institutionnels.
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Participer au suivi des interventions de maintenance et des prestataires.
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Assurer le suivi administratif des stocks de fournitures/inventaire et veiller au réapprovisionnement.
Les fonctions et responsabilités peuvent être adaptées en fonction de l'évolution des besoins de l'Union européenne et de ses représentations diplomatiques.
Le salaire de base dépendra de l'expérience professionnelle pertinente et vérifiée, généralement à partir de 1.225.386 XOF. Il existe un ensemble d'avantages compétitifs, sous réserve de certaines conditions, y compris des jours de congé personnel, des assurances maladie et un plan d'épargne-retraite. La date de début indicative est le 01/02/2027
ENVIRONNEMENT DU POSTE
CONDITIONS DE TRAVAIL
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37,5 heures de travail par semaine
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Heures supplémentaires occasionnelles en dehors des horaires de travail habituels (le soir, le week-end)
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Le travail s’effectue dans un environnement de bureau et n’implique aucune exigence physique particulière ou inhabituelle
RELATIONS DE TRAVAIL
Joue un rôle de premier plan dans la prestation globale de services d’appui administratif et de secrétariat au chef de section et au personnel de la section, notamment en dispensant des informations, en fournissant des orientations et en conseillant le supérieur hiérarchique sur les questions administratives. Entretient un vaste réseau de contacts tant au sein de la délégation dans son ensemble qu’avec d’autres parties prenantes internes et externes.
EXIGENCES
COMPÉTENCES
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Excellente maîtrise du français et du wolof et bonnes connaissances de l’anglais
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Capacité à coordonner, superviser et assurer le suivi des tâches et des flux de travail
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Maîtrise des outils et systèmes informatiques de bureau courants
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Capacité à analyser et à structurer efficacement les informations
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Excellentes compétences rédactionnelles et capacité à rédiger des notes concises
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Capacité à communiquer efficacement et clairement, tant à l’oral qu’à l’écrit
COMPORTEMENTS
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Capacité à travailler au sein d’une équipe multiculturelle, en faisant preuve de bonnes aptitudes interpersonnelles
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Capacité à s'adapter rapidement et avec souplesse à de nouvelles demandes
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Capacité à se concentrer sur les priorités, à faire preuve d'initiative et à organiser sa propre charge de travail afin de respecter les délais
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Esprit orienté vers le service
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Envie d'apprendre et d'acquérir de nouvelles connaissances et compétences
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Degré élevé d'intégrité et de responsabilité
EXPÉRIENCE
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Au moins cinq années d'expérience professionnelles après l’obtention du diplôme dans des fonctions de secrétariat, d'assistance administrative, de gestion de bureau ou de coordination administrative.
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Une expérience dans le suivi des infrastructures, des moyens généraux, de la maintenance, de la logistique ou de la gestion immobilière constitue un atout important.
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Une expérience au sein d'un environnement international ou diplomatique est souhaitable.
FORMATION / QUALIFICATIONS
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Diplôme de l'enseignement secondaire
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Diplôme de l'enseignement supérieur en secrétariat, gestion de bureau, administration des affaires ou équivalent (souhaitable)
AUTRES
- Être médicalement apte à exercer les fonctions requises
- Jouir de ses droits civiques et disposer des autorisations nécessaires pour travailler
- Certificat de bonne conduite
COMMENT POSTULER
Veuillez soumettre votre candidature, composée d'une lettre de motivation et d'un CV au format Europass (//europa.eu/europass/en/create-europass-cv) via l'adresse e-mail : eeasjobs-222@eeas.europa.eu au plus tard le 27/09/2026 à 22h00. Seules les candidatures complètes reçues dans les délais via l'adresse e-mail indiquée seront prises en considération.
Le candidat retenu sera soumis à un examen médical et à une vérification des antécédents.
LE PROCESSUS
Après la date limite de dépôt des candidatures, les candidatures éligibles seront admises à la sélection par le Comité mis en place à cet effet.
En fonction du nombre de candidatures reçues, les phases successives de la sélection peuvent inclure la présélection des candidats sur la base d'une évaluation des informations fournies dans la lettre de motivation et le CV, des tests pratiques et des entretiens. Les meilleurs candidats seront invités à effectuer un test écrit et un entretien.
Seuls les candidats admis à chaque phase de sélection successive seront contactés individuellement. La Délégation utilisera les mêmes moyens de publication que pour cette offre d'emploi pour informer les candidats restants une fois la procédure de recrutement terminée et qu'un candidat a été recruté (ou pas).
La Délégation ne fournira pas d'informations supplémentaires ni ne discutera de la procédure de sélection.
ÉGALITÉ DES OPPORTUNITÉS
L'Union européenne s'engage à appliquer une politique d'égalité des chances à l'égard de tous ses employés et candidats à un emploi. En tant qu'employeur, l'UE s'engage à promouvoir l'égalité entre les hommes et les femmes, à prévenir toute discrimination fondée sur quelque motif que ce soit et à garantir une approche de tolérance zéro à l'égard de toute forme de harcèlement. Elle encourage activement les candidatures de toutes les personnes qualifiées issues de milieux divers. Nous visons à mettre en place un service véritablement représentatif de la société, où chaque membre du personnel se sent respecté, est en mesure de donner le meilleur de lui-même et peut développer pleinement son potentiel.
Si elles sont présélectionnées, les candidates handicapées sont invitées à contacter la délégation à : DELEGATION-SENEGAL-RECRUITMENT@eeas.europa.eu afin de répondre à leurs besoins particuliers et de leur fournir une assistance pour garantir l'égalité des chances avec les autres candidats. Si un candidat handicapé est sélectionné et recruté, le SEAE s'engage à prendre les mesures appropriées afin de répondre à ses besoins particuliers sur le lieu de travail ou dans les conditions de travail, conformément à l'article 4 de la décision ADMIN(2025)13 relative à la mise en place d'aménagements raisonnables pour le personnel local handicapé travaillant dans les délégations de l'Union.
AVIS RELATIF A LA PROTECTION DES DONNES