Anuncio de vacante
Cargo: Secretario/a
(m/f/x)
GRUPO DE AGENTES LOCALES III
Ref.: 156840 – Sección de Administración
Somos
La Unión Europea (UE) es una asociación económica y política entre 27 países europeos. Desempeña un papel importante en los asuntos internacionales a través de la diplomacia, el comercio, la ayuda al desarrollo y el trabajo con organizaciones globales. En el extranjero, la UE está representada a través de más de 140 representaciones diplomáticas, también conocidas como Delegaciones de la UE, que tienen una función similar a la de una embajada.
La Delegación de la UE en Chile trabaja en estrecha coordinación con las Embajadas y Consulados de los 27 Estados miembros de la UE. Somos una misión diplomática de pleno derecho y representamos a la Unión Europea en las relaciones con el Gobierno chileno en ámbitos que forman parte del mandato de la UE.
Ofrecemos
El puesto de secretario/a (agente local, Grupo III) en la Sección de Administración de la Delegación. En virtud de un contrato de trabajo de duración determinada de un año, con posibilidad de renovación bajo reserva de disponibilidad presupuestaria y consideraciones operativas. En el caso de los candidatos internos que tengan un contrato de duración indefinida, podrán aplicarse acuerdos contractuales alternativos de conformidad con las políticas institucionales. El equipo está formado por 7 personas y ocasionalmente hay horas de trabajo atípicas.
El/la candidata/ha seleccionado/a desempeñará sus funciones bajo la supervisión y responsabilidad del Jefe de la Sección de Administración, prestando apoyo administrativo y de secretaría a la Sección de Administración:
Actualmente se requieren las siguientes tareas y deberes principales:
- Gestionar la creación y actualización de socios comerciales (business partners) en el sistema contable.
- Manejo y aseguramiento de que las bases de datos de proveedores sean precisas y se actualicen periódicamente.
- Registrar las facturas o solicitudes de pago recibidas (de proveedores y personal) en Ares y en la base de datos de control de pagos.
- Iniciación de facturas en el sistema contable cuando sea necesario.
- Gestionar el sistema de Car-booking de vehículos de la Delegación y asignar conductores/taxis para las necesidades de transporte.
- Coordinar y asignar tareas diarias a los conductores, monitoreando sus horarios y horas extras para garantizar una distribución eficiente de las tareas y una carga de trabajo equilibrada.
- Actuar como secretario/a del Jefe de Administración, incluida la programación, la correspondencia y la preparación de documentos.
- Iniciar la preparación de documentación administrativa interna y notas.
- Apoyar la validación y el seguimiento de los registros de asistencia y ausencia de los agentes locales a través de la aplicación ‑recording de la hora de la UE.
- Registrar y archivar los documentos entrantes y salientes de conformidad con los procedimientos del SEAE y mantener un sistema de presentación y archivo claro, lógico y conforme para toda la documentación administrativa.
- Ayudar con los procedimientos de protocolo, incluida la preparación de visados y documentación diplomática, redactar / procesar notas verbales, y/u otra correspondencia oficial con el Ministerio de Relaciones Exteriores u otras instituciones gubernamentales sobre asuntos administrativos y logísticos.
- Proporcionar apoyo logístico para reuniones y / o eventos cuando sea necesario.
- Mantener los archivos completos y actualizados de ‑to‑date relacionados con los alojamientos para expatriados y cargue toda la información requerida en Immogest!
- Verificación y aseguramiento del cumplimiento de las recomendaciones de seguridad para el alojamiento del personal expatriado.
- Gestionar el inventario de mobiliario, equipamiento y suministros para la Delegación y la Residencia.
- Realización y seguimiento de los ejercicios de verificación de inventarios de acuerdo con las instrucciones de la sede.
- Apoyar el mantenimiento de las oficinas y los locales de residencia mediante la coordinación y la comunicación con los proveedores de servicios, en estrecha colaboración con la Asistente Administrativa.
- Proporcionar soporte de respaldo a otros miembros del equipo durante las ausencias, que pueden incluir tareas contables y / o administrativas.
- Mantener un sistema de seguimiento ‑ para todas las tareas asignadas.
- Cualquier otra tarea adicional asignada por el superior jerárquico y/o el Jefe de Delegación.
Estas tareas podrán modificarse en función de la evolución de las necesidades operativas de la Delegación.
El salario base dependerá de la experiencia laboral relevante y verificada, generalmente a partir de 2.146.292CLP. Existe un paquete de beneficios competitivos, sujeto a ciertas condiciones, que incluyen días de vacaciones personales y días festivos, seguros de salud y un plan de ahorros para la jubilación.
La fecha de inicio prevista será el 01/05/2026.
Requisitos mínimos / criterios de admisibilidad (necesarios para que se tenga en cuenta la solicitud)
-
Mínimo de diploma de escuela secundaria.
-
Mínimo de dos años de experiencia en asuntos administrativos. La experiencia profesional deberá adquirirse después de la fecha en que se haya obtenido el título que permita el acceso al puesto.
-
Conocimiento práctico (B2) del idioma inglés
-
Derecho a residir y trabajar en Chile
-
aptitud médica para llevar a cabo las tareas asignadas.
Activos/criterios de selección (base para la concesión de puntos para seleccionar al mejor candidato)
-
Licenciatura en administración o campos relacionados
-
Experiencia en entornos internacionales/multiculturales
-
Conocimiento de otras lenguas europeas
-
Competencia demostrada en aplicaciones informáticas, con un fuerte dominio de Microsoft Excel.
-
Capacidad para trabajar eficazmente en un equipo multicultural.
-
Alto nivel de iniciativa, entusiasmo y sentido de responsabilidad.
-
Excelentes capacidades organizativas, con capacidad para priorizar tareas y entregar resultados de alta calidad ‑ dentro de los plazos.
-
Fuertes habilidades analíticas y capacidad para romper y estructurar el trabajo de manera eficiente.
-
Capacidad para comprender y aplicar procesos y procedimientos complejos.
-
Capacidad para trabajar de forma autónoma, manteniendo un seguimiento fiable de ‑ en las tareas asignadas.
-
Capacidad para realizar bajo presión y gestionar múltiples demandas simultáneamente.
-
Excelentes habilidades de comunicación escrita y oral.
-
Espíritu de equipo, competencia social y una actitud de trabajo colaborativo.
Cómo presentar una solicitud
El solicitante debe presentar su solicitud enviando
- una carta de presentación, firmada
- un currículum vitae (que incluya, como mínimo, los títulos exactos de los puestos de trabajo, los nombres de los empleadores y las descripciones detalladas de las tareas) utilizando una de las plantillas Europass disponibles en:
https://europass.europa.eu/en
todos los documentos a la siguiente dirección de correo electrónico:
eeasjobs-198@eeas.europa.eu
Y mención en el asunto del correo electrónico:
«Ref: 156840 – TÍTULO DE TRABAJO: Secretario + apellido + nombre»
a más tardar a las 10:30 a.m. (hora de Chile) (UTC‑03:00) del 10/04/2026.
Precaución: El solicitante debe verificar que cumple con todas las condiciones. Para facilitar la verificación, el solicitante debe marcar todos los cuadrados relacionados con cada documento o condición de solicitud en este documento:
La ausencia de una de estas condiciones o documentos será motivo de rechazo de la candidatura. Solo se evaluarán los CV en formato Europass adjuntos en PDF a su postulación. Las candidaturas presentadas en otros formatos no serán consideradas.
El proceso
Transcurrido el plazo de presentación de candidaturas, las candidaturas admisibles serán admitidas a la Selección por el Comité creado a tal efecto.
Dependiendo del número de solicitudes recibidas, las fases sucesivas de la selección pueden incluir la preselección de candidatos, la evaluación basada en la información proporcionada en la carta de presentación, el CV, las pruebas prácticas y las entrevistas. Al menos tres de los mejores candidatos serán invitados a la entrevista final.
Solo se contactará individualmente a los candidatos admitidos en cada fase de selección sucesiva. La Delegación no facilitará información adicional ni debatirá el procedimiento de selección. Durante el proceso de selección, no se ponga en contacto con los miembros del Comité de Selección, sino que dirija sus preguntas y observaciones a la Administración de la Delegación.
El candidato seleccionado estará sujeto a un chequeo médico, verificación de antecedentes, etc.
Los candidatos que deseen presentar una queja sobre el proceso de contratación pueden presentar una comunicación por escrito al buzón funcional al que enviaron la solicitud inicial. Una vez recibida, la Delegación examinará el asunto y, en su caso, consultará a la Sede antes de dar una respuesta.
IGUALDAD DE OPORTUNIDADES:
La Unión Europea está comprometida con una política de igualdad de oportunidades para todos sus empleados y solicitantes de empleo. Como empleador, la UE se ha comprometido a promover la igualdad de género, prevenir la discriminación por cualquier motivo y garantizar un enfoque de tolerancia cero frente a cualquier forma de acoso. Da la bienvenida activamente a las solicitudes de todos los candidatos calificados de diversos orígenes. Nuestro objetivo es un servicio que sea verdaderamente representativo de la sociedad, donde cada miembro del personal se sienta respetado, sea capaz de dar lo mejor de sí mismo y pueda desarrollar todo su potencial.
Si son preseleccionados, se invita a los candidatos con discapacidad a ponerse en contacto con la Delegación (eeasjobs-198@eeas.europa.eu)mailto:eeasjobs-198@eeas.europa.eu para atender cualquier necesidad especial y prestar asistencia para garantizar la igualdad de oportunidades con otros candidatos.
Si se selecciona y contrata a un candidato con discapacidad, el SEAE se compromete a adoptar las medidas adecuadas para adaptar sus necesidades especiales al lugar de trabajo o a las condiciones de trabajo, de conformidad con el artículo 4 de la Decisión ADMIN(2025)13 del Director General de Gestión de Recursos del Servicio Europeo de Acción Exterior sobre la realización de ajustes razonables para el personal local con discapacidad que trabaja en las delegaciones de la Unión.
AVISO DE PROTECCIÓN DE DATOS:
https://www.eeas.europa.eu/eeas/eeas-privacy-statement-data-protection-notice-purpose-processing-personal-data-related-recruitment_en
